Gestione Presenze

Software e terminali per la gestione della Rilevazione presenze

Da oltre vent´anni i programmatori Softer lavorano per fornire software di ultima generazione, costantemente aggiornati secondo l´evoluzione della tecnologia e del mercato, che ottimizzino la Gestione del Personale in azienda con conseguente risparmio di tempo e di costi.

Si tratta di soluzioni per la gestione della Rilevazione Presenze e il Controllo Accessi complete, intuitive e affidabili, facili da installare e da utilizzare, grazie anche al servizio di assistenza che gli operatori Softer forniscono non solo nella fase di acquisto dei prodotti/servizi, ma anche lungo tutto il rapporto di collaborazione.

Inoltre la struttura a moduli dei nostri software di Rilevazione Presenze consente al cliente di personalizzare il prodotto e di implementarlo, anche successivamente, in base alle proprie esigenze.

Sono queste le caratteristiche che rendono Softer un Partner unico e insostituibile per aziende di qualsiasi settore e dimensione.

NetTime è il software per gestire la Rilevazione Presenze e il Controllo Accessi capace di operare completamente in autonomia sfruttando il sistema nervoso presente in tutte le aziende moderne: la rete e la posta elettronica.

Grazie a questi strumenti di comunicazione gli attori della Rilevazione Presenze (dipendenti, responsabili e Ufficio del Personale) possono risolvere qualsiasi problema riguardo timbrature mancanti, ferie, permessi, R.O.L., e ricevere o inviare relative autorizzazioni o rifiuti alle richieste, con un notevole risparmio di tempo.

L´autonomia del software di Rilevazione Presenze NetTime ha spinto i progettisti Softer a creare la Console, un´interfaccia che consente di verificare le attività svolte dal programma.

Rinnovato nella grafica, NetTime presenta videate dai colori e dalle linee moderne, icone di facile e immediata interpretazione per permettere agli utenti di utilizzare la procedura in modo semplice e veloce.

Il sistema è integrato con i più diffusi programmi per la gestione delle Paghe consentendo di generare e inviare automaticamente i dati necessari all´ elaborazione del cedolino.

La peculiarità di NetTime, che lo contraddistingue dagli altri programmi di Rilevazione Presenze, è lo Schedulatore, il modulo che consente di pianificare tutte le attività ripetitive eseguibili dal sistema senza il controllo dell´operatore.

NetTime è un prodotto pratico, intuitivo e costantemente aggiornato che permette di ottimizzare la gestione del personale, riducendo notevolmente i tempi e i costi e migliorando l´efficienza aziendale.
Inoltre semplicità, adattabilità e struttura modulare lo rendono un valido Partner per grandi, piccole e medie imprese, per enti pubblici e studi professionali.

GESTIONE DELLA RILEVAZIONE PRESENZE VIA WEB

NetTime è completato da un modulo di comunicazione WEB, InfoWeb, che diffonde le informazioni tra dipendenti, responsabili e Uffcio del Personale e mette a disposizione dell´utente una serie di opzioni per poter visualizzare il proprio Cartellino, la situazione aggiornata di ferie, permessi, ROL o per esempio richiedere permessi o giustificativi.

PRINCIPALI FUNZIONALITA´ di NetTime:

LA CONSOLE – L´autonomia del prodotto ha reso necessaria la creazione di un´interfaccia di comunicazione, la Console, punto di partenza di tutte le funzionalità di parametrizzazione. I monitor integrati garantiscono il controllo delle attività automatiche mentre i tasti permettono la personalizzazione delle operazioni.

LO SCHEDULATORE – Tutte le funzionalità di NetTime vengono attivate grazie ad uno Schedulatore calibrato sulle esigenze di ogni singola azienda o settore aziendale, eliminando il problema della ripetitività di operazioni come: il prelievo delle nuove timbrature il calcolo e controllo delle timbrature le stampe dei tabulati di servizio la verifica della presenza/assenza dei dipendenti. Ogni operazione può essere programmata in tempi prefissati e ciclicamente, oppure attivata attraverso i comandi manuali in qualsiasi istante. Tramite lo Schedulatore è inoltre possibile creare la stampa in .pdf del Cartellino e inviarla a tutti gli utenti dotati di un account di posta elettronica.

IL CARTELLINO – Il Cartellino è una delle funzionalità principali di NetTIME, soluzione per la Rilevazione delle presenze, e rappresenta lo strumento essenziale per la gestione delle presenze. Permette di controllare tutte le attività svolte sia manualmente che automaticamente e le modalità con cui vengono eseguite le operazioni di quadratura. Icone e colori diversi contraddistinguono la tipologia degli interventi correttivi ( posta elettronica, Web, manuale). In un´unica immagine vengono visualizzate le timbrature di presenza, eseguite su classici terminali lettori di badge o su terminali virtuali installati su postazioni PC, le causali giustificative e i segnali di comunicazione intercorsa di tutto il mese. Da qui parte l´integrazione alle Paghe con parametri dinamici gestiti dall´utente, che consentono la correlazione tra le causali in uscita delle presenze e le voci del cedolino Paghe.

AUTO E-MAIL – È la funzione di NetTIME che consente, attraverso la posta elettronica aziendale, la distribuzione dei dati utili alla risoluzione di anomalie riscontrate sui cartellini. Pagine HTML appositamente costruite ed allegate ai messaggi vengono recapitate a “chi di dovere”. Le e-mail inviate automaticamente a dipendenti o responsabili possono contenere avvisi generici, richieste dati o tabulati e statistiche di qualsiasi genere e formato desiderato. Infine Auto e-mail legge le risposte ed attiva l´elaborazione con i dati pervenuti.

STATISTICHE – NetTime durante le varie fasi di elaborazione archivia una serie di dati. Il modulo STATISTICHEpermette di costruire fogli di analisi interrogando il Database e esportando in formato Excel i risultati ottenuti per manipolarli con formule matematiche. Nello stesso file excel vengono creati il grafico e la tabella pivot collegati ai dati scaricati dal DB. E´ possibile considerare periodi pluriennali ed evidenziare dati al dettaglio o riepilogativi, selezionando gruppi o singoli dipendenti.

TIMESHEET – È il foglio dei tempi di lavorazione dei dipendenti. Il TIMESHEET serve a suddividere le ore per attività svolte dai singoli dipendenti.

GIORNALIERA – Nuova funzione che permette di gestire più agevolmente il personale non timbrante. Consente di assegnare un orario diverso dal profilo anagrafico, di inserire il giustificativo di assenza e di intervenire sui risultati calcolati con l´ausilio del calcolo Semiautomatico.

NETTIME depliant

 

Gestione Rilevazione Presenze online

InfoWeb è il modulo di comunicazione Web della soluzione per la Rilevazione Presenze NetTIME.

Diffonde le informazioni tra dipendenti, responsabili e Ufficio del Personale, per una semplice gestione dei proprio collaboratori.
Utilizza il browser e può essere adottato sia sulla Intranet aziendale che sulla rete Internet.

L´ attivazione delle funzionalità e il trasferimento delle informazioni dipendono dai livelli gerarchici e dalle operazioni che si vogliono gestire in forma decentrata.

La schermata principale mette a disposizione dell´utente una serie di opzioni come la possibilità di visualizzare il proprio cartellino con tutte le timbrature di presenza e la situazione aggiornata di ferie, permessi e R.O.L., richiedere permessi o giustificativi, gestire gli avvisi in scadenza, visionare l´assenza/presenza dei proprio collaboratori e la presenza di eventuali richieste in attesa di autorizzazione (nel caso di responsabili d´ufficio).

PRINCIPALI FUNZIONALITA´:

L´ AGENDA – L´ Agenda è il nucleo di InfoWEB. Presenta una serie di colonne che permettono di visualizzare e gestire qualsiasi richieste di giustificazione o autorizzazione riguardo ferie, straordinari e cambio turno, oltre a poter inserire il proprio rimborso spese e le trasferte effettuate. Il responsabile può accedere sia alla propria agenda che a quella dei suoi collaboratori.

IL TIMBRACARTELLINO – Il Timbracartellino è una della funzionalità di NetTIME, il software per la Rilevazione Presenze e Controllo Accessi. Permette al personale di effettuare la timbratura di presenza tramite il Web invece di utilizzare il classico terminale. L´ora viene rilevata dai Server e non dai PC da cui si effettua l´operazione. E´ possibile effettuare diversi tipi di timbrature: di presenze, di pausa, di servizio, di consumo mensa, di prenotazione mensa e di produzione.

GESTIONE TURNI – Funzione di InfoWEB, il modulo di comunicazione Web di NetTIME, che consente di pianificare e modificare efficientemente i turni di lavoro in qualsiasi azienda soggetta a questa tipologia di organizzazione (Alberghi, Sanità, Produzione). La sua funzione è quella di rendere possibile la programmazione turni ed eseguire le correzioni causate dai cambi turno e dalle assenze del personale. Può essere attivata sia dalla Console che da InfoWEB. La versione disponibile da InfoWEB è accessibile anche ai responsabili che possono pianificare i turni e stabilire delle squadre per tenere sotto controllo solo i propri collaboratori, ai dipendenti che posso visionare i qualsiasi momento la turnazione propria e dei colleghi. Rispetto alla gestione da Console, la versione Web, presente delle opzioni aggiuntive:

  • dati aggiuntivi e colorazioni per una migliore presa visione della programmazione stessa;
  • possibilità di multi selezione sia a livello di giorni che di dipendenti, consentendo una più rapida assegnazione delle modifiche alla base del ciclo dei turni;
  • una consultazione rapida dei totali, per giorno, dei turni assegnati per evidenziare immediatamente errori di gestione;
  • il controllo delle ore teoriche dei turni assegnati per la quadratura mensile;
  • la possibilità di agire sui dati anagrafici storicizzato giorno per giorno, per ottenere statistiche delle ore lavorate su reparto quotidiano, o simili.

APPELLO – E´ una tipica opzione dedicata ai Responsabili. Visualizza l´elenco dei propri collaboratori contrassegnati da una spia colorata (verde o rossa) sulla base dell´ultima timbratura registrata sul Server.

BACHECA – Strumento per inviare comunicazioni agli utenti con la possibilità di allegare qualsiasi tipo di documento. Il messaggio viene ricevuto tramite la posta elettroncia con conseguente conferma di lettura inviata all´ Ufficio del Personale.
NOTE SPESE – E´ l´opzione che permette al dipendente di inserire la propria nota spesarelativamente alle trasferte effettuate. Una volta chiusa il sistema di occupa di inviare la notifica, via posta elettronica, al responsabile che dovrà autorizzarla. Successivamente i dati potranno essere esportati per la contabilizzazione degli stessi.

FERIE E PROGRESSIVI – Questa funzione permette all´utente di visualizzare la situazione aggiornata in tempo reale di Ferie, Monte Ore e Progressivi. È possibile limitare la quantità di dati visualizzati agendo sul singolo utente InfoWEB e scegliere quali campi mostrare.

AUTORIZZAZIONI – E´ una delle funzioni di InfoWeb dedicate ai responsabili e permette di autorizzare o respingere tutti i tipi di richieste: quando un responsabile ha delle richieste da valutare il sistema invia una e-mail di avviso con l´elenco completo delle stesse. Vengono messe a disposizione degli autorizzatori tutti gli strumenti decisionali per effettuare la valutazione. L´azione genera immediatamente un messaggio di posta elettronica indirizzato al dipendente richiedente.

CARTELLINO – La funzione Cartellino disponibile da Web fa parte delle opzioni di consultazione, anche se, su determinati utenti, è possibile attivarne la gestione equivalente a quella della Console di NetTIME. Permette a ciascun operatore di visualizzare il riepilogo del proprio Cartellino e di quello dei collaboratori a seconda della gerarchia. Con un click l´utente ha l´immagine immediata della situazione del suo Cartellino e delle eventuali anomalie, come ritardi o timbrature di presenza mancanti: i parametri registrati e non considerati normali dal sistema vengono evidenziati con colori diversi a seconda della tipologia. Ogni utente ha la possibilità di stampare il proprio cartellino, visualizzare riepiloghi del mese e generali, accedere alla bacheca aziendale per la consultazione delle circolari pubblicate. Tasti speciali:

  • Stampa del cartellino – viene generato un file PDF che necessita l´installazione di Acrobat Reader sul pc.
  • Visualizzazione dei totali mensili – tutte le causali registrate nel cartellino.
  • Visualizzazione dei totali generali – tutte le causali registrate nel cartellino di tutti i dipendenti gestiti dall´utente (utili per tenere sotto controllo i budget mensili di straordinario attribuiti al responsabile).
  • Visualizzazione dei totali settimanali – solo alcune categorie o raggruppamenti di causali (utili per evitare gli esuberi di ore lavorate settimanali).
  • Bacheca – consultazione delle comunicazioni attinenti al cartellino.
  • Elenco dipendenti – utile per i responsabili che grazie ad esso possono vedere i cartellini dei propri subordinati.